Für die Buchhaltung
Ein Bildschirm, nur lesend: die ausstehenden Beträge und das Kassenjournal je Tag – mit der einen Zeile, die ins Kassenbuch gehört.
Der Grundsatz
Die App ist keine Kasse. Sie zählt Essensguthaben, so wie früher die Marken gezählt wurden. Alle Bargelder liegen weiterhin in der offenen Ladenkasse der Schulküche. Die App liefert pro Tag genau eine Zeile fürs Kassenbuch – nicht mehr und nicht weniger.
Was Sie sehen
Die zwei ausstehenden Beträge
| Posten | Was er bedeutet |
|---|---|
| Essensguthaben aller Familien | Vorausbezahltes Geld, für das die Schule noch Essen schuldet. Eine Verbindlichkeit. |
| Offene (noch nicht bezahlte) Essen | Essen, für die das Guthaben nicht reichte. Eine Forderung an die Familien – sie wird bei der nächsten Aufladung von selbst verrechnet. |
Euro-Konten werden nie negativ. Reicht das Guthaben nicht, entsteht kein Minus, sondern ein sichtbares offenes Essen. Schulden werden also in Essen gezählt, nicht in Euro – deshalb steht dieser Posten getrennt.
Das Kassenjournal und die Kassenbuch-Zeile
Wählen Sie oben ein Datum und drücken Anzeigen. Das Journal listet jede Bewegung dieses Tages: Bareinzahlungen und Barauszahlungen, jeweils mit Familie, Vorgang und Betrag. Unten steht die Zusammenfassung:
- Summe Bareinnahmen – was an diesem Tag in die Kasse gelegt wurde.
- Barauszahlungen – was ausgezahlt wurde, etwa Restguthaben beim Schulwechsel.
- Kassenbuch-Zeile – die Differenz, also der Betrag, der ins Kassenbuch gehört („Online-Essensguthaben verkauft“).
Mit Drucken bekommen Sie das Journal als Blatt zum Abheften.
Am Telefon
Was Sie nicht können
Diese Rolle ist nur lesend. Sie können keine Buchung ändern, kein Guthaben aufladen und keine Konten bearbeiten. Wenn etwas zu korrigieren ist, macht das die Schulküche – und es bleibt als eigene Zeile im Journal sichtbar, statt eine alte zu überschreiben.
Aufbewahrung
Verlässt eine Familie die Schule, wird ihr Konto gesperrt und das Restguthaben bar ausgezahlt. Gelöscht wird erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (Voreinstellung zehn Jahre); dabei verschwinden Namen und E-Mail, die Buchungs- und Kassenzeilen bleiben anonym stehen, damit das Kassenbuch prüfbar bleibt. Die verbindliche Frist legt die Buchhaltung fest, nicht die Software.
Anleitung Stand 14. September 2026 · Zurück zum Überblick