Für die Schulküche

Sie haben alle Rechte – und deshalb vier Bereiche statt einer langen Liste: Alltag für das, was jeden Tag gebraucht wird, Familien für den Elternanruf am Morgen, Essen für Tage und Speiseplan, Verwaltung für das Seltene.

Die Startseite: erst der Tag, dann die Wege

Nach dem Anmelden steht oben die einzige Zahl, die morgens zählt: wie viele Essen sind für heute angemeldet. Darunter dieselben vier Bereiche wie im Menü.

Oberer Teil der Startseite mit der Tageszahl und den Bereichen Alltag und Familien — 55 von 60 Plätzen für heute · 102 Elternkonten · 198 Kinder · 44 nicht eingelöste Gutscheinkarten.

Unterer Teil der Startseite mit den Bereichen Essen und Verwaltung und der Liste der nächsten Essenstage — Darunter die nächsten Essenstage mit Anmeldungen und Status – am **14.08.** steht „abgesagt“, am **11.08.** ist der Tag mit 60 von 60 voll.

Die Tagesliste – das Blatt für die Ausgabe

Alltag → Tagesliste. Sie zeigt, wer heute isst, gruppiert nach Betreuung, mit Kästchen zum Abhaken. Der Knopf Drucken gibt das Blatt für die Pavillons.

Tagesliste mit Kopfzeile, Warnungen und der Gruppe Kernzeit — Oben stehen die Zahlen und die Warnungen: **1 Essen noch offen** (die Familie hat nicht genug Guthaben – bitte ansprechen) und **2 Ausnahmen** (Kinder, die ohne Anmeldung gegessen haben). Nach 8:30 Uhr steht dort: „Diese Liste ist endgültig.“

Die Gruppen auf der Liste

Gruppe	Wer darin steht
Kernzeit	Betreute Kinder, die bis 13:25 Uhr abgeholt werden.
Nachmittagsbetreuung	Kinder mit Betreuungstagen, die bis 16 Uhr bleiben. Erscheint nur, wenn die Nachmi über das System läuft.
Ohne Betreuung	Wer mitisst und danach nach Hause geht – die älteren Klassen. Diese Gruppe erscheint nur, wenn es solche Kinder gibt.

Die Ausnahme: Essen ohne Anmeldung

Die Regel bleibt: kein Essen ohne Anmeldung. Für den Fall, der trotzdem kommt – ein Erstklässler steht um 12:45 Uhr am Tresen –, gibt es am Ende der Tagesliste einen eingeklappten Weg. Er ist absichtlich unbequem:

Kind auswählen. In der Liste steht schon, wie viele Ausnahmen diese Familie hatte.
Grund im Klartext tippen – kein Auswahlmenü, damit es keine Gewohnheit wird.
Das Wort Ausnahme zur Bestätigung eintippen.

Danach nennt die Meldung, um die wievielte Ausnahme dieser Familie es im Schuljahr geht. Alle Vorfälle stehen mit Datum und Begründung auf der Familienseite – damit das Gespräch mit Zahlen geführt werden kann und nicht mit Eindrücken.

Kasse – Guthaben bar aufladen

Alltag → Kasse. Bargeld annehmen, Familie suchen, Betrag antippen, fertig. Das Geld liegt weiterhin in der offenen Ladenkasse; die App zählt nur das Essensguthaben.

Kassenseite mit Suchfeld, den Familien von heute und dem Tagesjournal — Wer heute schon an der Kasse war, steht als Knopf bereit – ein Tipp genügt, kein Suchen. Unten das **Tagesjournal** und darunter die eine Zeile fürs Kassenbuch.

Ein offenes Essen wird von selbst verrechnet. Lädt eine Familie auf, bei der ein Essen offen stand, zieht das System den Betrag zuerst davon ab und sagt es in der Meldung. Sie müssen nichts nachhalten.

Gutscheinkarten

Alltag → Gutscheinkarten. Für alle, die nicht bar an der Ausgabe zahlen können: Karten erzeugen, drucken, verkaufen.

Gutscheinseite mit Formular für neue Serien und der Liste bisheriger Serien — Jede Serie bekommt eine **Bemerkung** („Schulbasar Juli 2026“). Sie steht auf jeder Karte – nur so lässt sich später sagen, welcher Stapel gesperrt werden muss, wenn er abhandenkommt.

Druckansicht mit Gutscheinkarten, jede mit Code und QR-Code — Die Druckansicht: Karten zum Ausschneiden. Rechts auf jeder Karte ein **QR-Code** – Handykamera drauf, und die Prüfseite sagt, ob die Karte noch offen, schon eingelöst oder gesperrt ist. Für den Rechner an der Kasse gibt es **Alltag → Karte prüfen** mit laufendem Kamerabild.

Nicht verkaufte Karten sind Bargeld. Sie wie Bargeld verwahren. Geht ein Stapel verloren: Serie sperren. Ist eine einzelne Karte weg und der Code bekannt: Einzelne Karte sperren. Gesperrte Karten lassen sich nicht mehr einlösen.

Familie helfen – der Anruf am Morgen

Familien → Familie helfen. Hier tun Sie im Auftrag der Eltern alles, was diese selbst könnten – mit denselben Fristen.

Familienseite mit Guthaben, Passwort-Knopf und Aufklappern — Oben Guthaben und Kassennummer, dazu **Passwort zurücksetzen** (erzeugt ein Einmal-Passwort zum Mitgeben). Das Seltene liegt in Aufklappern: **Familie beenden** und **Kinder pflegen**.

Kreuztabelle im Auftrag der Familie mit drei Kindern — Dieselbe Kreuztabelle, die die Eltern sehen – absichtlich, damit Sie am Telefon erklären können, was die Eltern auf ihrem Schirm haben.

Kinder pflegen

Im Aufklapper Kinder pflegen setzen Sie, was der Schule gehört:

Feld	Bedeutung
Klasse	Auswahl von 1 bis 13 oder „sonstiges“. Kein Freitext – sonst hieße dieselbe Klasse „7“, „Klasse 7“ und „Jahrgang 7“, und jede Liste fällt auseinander.
wird betreut	Kernzeit oder Nachmi. Nur betreute Kinder stehen auf dem Anwesenheitsbogen und können Mitteilungen haben. Wer nur mitisst, bekommt keinen Haken.
Betreuungstage	Nur wenn die Nachmi über das System läuft. Ein Haken hier heißt: Die Automatik meldet das Kind jeden Morgen um 8:30 Uhr selbst an und bucht ab.
abmelden	Das Kind verlässt die Betreuung. Kommende Anmeldungen werden erstattet, soweit die Frist es erlaubt. Alles bleibt nachvollziehbar; die Eltern können das Kind später zum Essen wieder anmelden.

Familie anlegen und Anmeldezettel

Familien → Familie anlegen für Eltern, die sich nicht selbst registrieren können. Heraus kommt ein druckbarer Zugangszettel mit Anmeldename, Einmal-Passwort und Kassennummer – das Portal verschickt keine Post.

Formular Familie anlegen mit Feldern für Familie und erstes Kind — Eine E-Mail-Adresse braucht es trotzdem: Sie ist der Anmeldename.

Der Anmeldezettel im Druckbild mit Feldern, Klassenzahlen zum Einkreisen und Regeln — **Familien → Anmeldezettel drucken:** das Papierformular für den Schuljahresanfang. Oben das Formular – Kind, Klasse zum Einkreisen, Eltern-Name, E-Mail, mehr wird nicht erhoben. Unter der Schnittlinie der Abschnitt mit den Regeln, der bei den Eltern bleibt. Preis, Frist und Warnschwelle kommen aus den Einstellungen: Der Zettel kann nicht veralten.

Essenstage und Speiseplan

Essen → Essenstage zeigt den Monat in derselben Form wie den Eltern ihren Plan – statt der Kinder stehen die Zahlen.

Monatsblick der Essenstage mit Menütexten und Plätzen — Den Menütext ändern Sie direkt in der Zeile. Alles Seltenere liegt hinter dem ⋯ am Zeilenende: Plätze für diesen Tag, **absagen mit Grund** (erstattet alle Anmeldungen), wieder öffnen, entfernen.

Speiseplan einlesen: Unter Essen → Speiseplan einlesen laden Sie die .xlsx-Datei aus der Rezeptsoftware hoch, prüfen die Vorschau und übernehmen sie. Bestehende Tage bekommen nur einen neuen Menütext – Preis, Plätze und Anmeldungen bleiben unberührt. Ferien, Putztag und „Nur Frühstücksverkauf“ sind in der Vorschau vorab abgewählt.

Schuljahreswechsel

Einstellungen

Die Platzzahl gilt pro Tag. In den Einstellungen legen Sie die Vorgabe für neue Tage fest – mit einem Haken auch für alle kommenden Essenstage. Das ist der übliche Fall, wenn sich die Küchenkapazität ändert.

Am Telefon

Auch die Verwaltung lässt sich am Telefon bedienen – für den Gang durch die Pavillons oder wenn an der Ausgabe schnell etwas nachzusehen ist.

Tagesliste auf dem Telefon — Die Tagesliste am Telefon.

Kasse auf dem Telefon — Die Kasse am Telefon – Suchfeld und die Familien von heute.

Anleitung Stand 5. August 2026 · Zurück zum Überblick